PMOとはPM（プロジェクトマネジメント）に関する業務を支援する部門の事を意味します。最近の事業活動はプロジェクト形式で進むことが多くなってきたことからPMやPMOの必要性が増しています。この記事ではPMOの役割について質疑応答形式で分かりやすくお伝えします。

「プロジェクト形式で進む業務って、、どういうものなの？」PMと通常業務の違い

プロジェクトと称される業務には以下の3つの要件が当てはまります。

１、品質が設定されている（期待されるアウトプットが決まっている）

２、納期が決まっている（いつまでにやるかの期間が設定されている）

３、コストの上限が決まっている（どれくらいの予算や人員をかけることができるのかが設定されている）

今事業活動で求められている業務はスピード重視で評価測定して回していく業務が多くなっています。上記三点の要件はほとんどの業務に当てはまると思われます。一般的な認識であれば、新規事業や従来の業務の見直しなどの業務改善はほとんどが「プロジェクト」であると言えます。

「プロジェクトマネジメントって特別な業務なの？」プロジェクトマネジメントの役割とは

プロジェクトマネジメントとは、文字通りプロジェクトをマネジメントすることです。現在チームリーダーの方や部門長の方がされている業務をイメージしていただければ良いと思います。特に重要なことは、定められた品質に限られた予算内で納期を守り業務を進めるためにスケジュールやメンバー、関係各所のコミュニケーションを取りまとめることです。通常であれば、チームリーダーや部門長はスケジュール管理やコスト管理などの簡易的な業務（と感じられているもの）は事務担当などのサポートメンバーに任せることが多いのではないでしょうか。

その結果、どのような事が起こるのか。。それぞれの業務を任せているメンバーからの報告を待って、そのメンバーからの報告次第でプロジェクトの進捗が遅くなったり、通常業務（他の業務）との調整が上手くいかずにプロジェクトの進行に支障が出てしまったりします。良くないケースとしては責任の所在がどこにあるかなど、メンバー間の信頼関係低下につながるようなもめ事にもなってしまいます。

PMと言われるプロジェクトマネージャーはその責任を一手に担い、全ての進捗管理を行い、責任を持ってプロジェクトを遂行させる人の事です。ですから、PM（プロジェクトマネジメントを担うプロジェクトマネージャー）はそういった意味で特別であると言えます。

「プロジェクトマネジメントオフィスって何なの？」PMOの役割とは

PMOとはプロジェクトマネジメントオフィスの略称です。オフィスとは事務所のことではなく、プロジェクトマネジメントを専任で担う部門（チーム）のことを指します。

例えば、社内で新規事業に取り組むことが決まったとします。しかし、多くの会社では新規事業特別チームを通常業務から完全に切り離して新しく発足させることはあまりないのではないでしょうか。人手不足の中、新規事業も通常業務と兼務で進めていくことが多いと思います。

するとどうなるのか。

責任者であるPMはチームリーダーが担い、チームリーダーは通常業務についても責任を負っているので業務が増えることになります。メンバーも専任ではないため業務負担が増加し、プロジェクトはなかなか進まず成果も思うように出ず、評価測定しても「通常業務が忙しくて、、」ということになってしまい、プロジェクトが立ち消えになることは無いとしても、スピード感が求められる中進めるのが難しいと感じてしまうケースが多いのではないでしょうか。

PMOはあるプロジェクトに専任で動くチームですので、通常業務とは切り離してそのプロジェクトの進捗管理、調整など必要な活動を行います。社内でPMOを置くのが難しいのはこの点であると考えられます。PMOは少ない人員でも可能なのですが、調整業務が多くなるため経験の少ない新人や若手には荷が重いため、比較的高いスキルが必要なポジションであると言えます。

主な業務としては以下のようなものがあります。

・プロジェクトマネジメント計画策定

・プロジェクトに関わる関係者との関係性構築、調整

・プロジェクトが円滑に進むために必要な人員の手当て、調整

・プロジェクト遂行のための各種ワークフローなどの制作、管理

・プロジェクトオーナー（プロジェクトの総責任者）への報告

・プロジェクト関係者への定期的な報告会の実施、取りまとめ等

他にもこまごまとしたことがたくさんありますが、通常業務管理との違いとしてはプロジェクトは複数部門、又は他社が関係することが多いこと、又プロジェクトオーナーと緊密に報告、連携する業務を担う事です。

「PMO運営は自社では難しそう、、」外部委託という選択肢はどうか

新規事業などは会社の成長には今や欠かすことのできない事業活動です。新規事業をするからといって通常業務をおろそかにできるものでもありません。そんな時はPMOを外部委託するのも一案です。外部委託にはメリットがあります。

✔プロジェクトの進捗管理に専任するため、通常業務に影響されることがない

✔複数部門に渡るプロジェクトの場合、社内の人間関係に影響されることがない

✔社外の人間なので、プロジェクトオーナーが社長や部長など、社内の人間であれば伝えにくいこともビジネスライク（⁈）に伝えることができる

✔社内にPMやPMOをするだけのリソースが無くても時限的に外部委託することでコスト管理に役立つ

✔PMOに社内の人間を参画させることにより、PMとしてのスキルを学ぶ機会になり、将来的に自社でPMを持つことが可能になる

まとめ

地方創生やCSV経営で産官学連携の新規事業など、今、企業や自治体などの組織で新しい取り組みにトライする機会が増えています。だからこそ、PMOを活用してしっかりと取り組み、成果を出していただきたいと思います。

教育総研はコンサルティング経験を活かしてPMO業務で皆様の事業活動を支援します。PMOに関して、規模の大小にかからわずお気軽にご相談ください。